突發事件中業務連續性的挑戰

                        編輯:日期:2020-04-24

                        單一家族辦公室固然在平時能夠滿足家族的需要,但是它的缺點就是人力的規模通常不大。


                        / 丁弘彬


                        自從新冠病毒肺炎疫情三月初在美國西岸城市西雅圖發生感染案例和死亡案例之后,全美國各州開始漸次進入緊急狀態??偛吭O在西雅圖的亞馬遜公司更是早早在疫情出現之初就在二月底宣布取消員工國內外的出差計劃,不管原來因為公務要去什么地方,在三月底之前,這些公務差旅全部延期或取消,或者改為在網上進行。同樣位于西雅圖的華盛頓大學和三月初出現確診病例的斯坦福大學也很快宣布全校改為網上授課。三月六日,美國東岸城市波士頓也傳出社區群聚感染,于是當地的麻省理工學院立刻決定停止或延后今年五月十五日之前所有規模超過五十人的集會和活動。隨著疫情在美國快速蔓延開來,到了三月中旬,幾乎多數的美國大學、企業、政府機關,以及中小學都開始大規模推行在家工作或在家上課。有些地方甚至要求容易吸引人潮的賭場、酒吧等營業場所停止營業。在我居住的馬里蘭州(Maryland),甚至限定餐館只能提供外賣或外送服務。不過,由于只經營外賣對很多餐館來說不敷成本,所以很多業主索性暫停營業,連外賣也不做了。


                        突發事件&業務連續性

                        在疫情暴發后的這段時間里,業務連續性(Business Continuity)這個詞開始大量出現在媒體甚至各個稍有規模的組織里面。業務連續性的概念其實很簡單,就是在發生突發事件的時候,如何能夠讓企業或組織的業務繼續下去,讓突發事件造成的影響最小化。當然突發事件不見得都會對企業營運造成負面的影響,就以最近的國際原油價格戰來說,它也是一種突發事件,但是這對大多數的企業來說并不是壞消息,甚至還能夠提高公司的短期獲利。但是業務連續性或者業務連續性計劃所關注的基本上是大型疫情或者大規模天然災害這類負面的情況。

                        就以我任教的學校來說,雖然我們在三月第一周才放了春假,但是三月九日馬里蘭州出現本地社區感染跡象之后,三月十日學校就宣布從三月十一日起停課一周,并且從三月十八日起開始全面線上授課兩個星期。在這段時間里,學校的宿舍要盡量清空,讓學生搬回家三個星期,以避免在校園內發生社區感染。在停課的這段期間,所有的業務主管每天開會,各系及學院也不斷和學校資訊部門合作,目標是在七天之內把所有面授的教學內容轉變成線上教學。另外,原本在國外進行移動教學或者交換的學生有相當一部分也因為國外的校園關閉而只能回國?;氐矫绹院笏麄冋n程的銜接也是一大問題。

                        同樣面臨疫情,一樣在馬里蘭州,那些中小型企業要做到業務連續不中斷就面臨比較大的挑戰了。盡管所有的企業主都知道在這個時候應該減少人和人接觸的機會,并且做好基本衛生習慣來減少病毒傳播的機會,但是,要執行起來有困難。舉例來說,這一星期以來很多中大型企業都開始鼓勵,甚至要求員工在家工作。但是很多本地中小型企業平常對業務連續性這件事準備得并不充足,甚至不太關注。因此一旦碰上最近發生的這種突發狀況,他們的應變措施就顯得漏洞百出。盡管有一部分是平時資源配置的因素,但是中小企業市場和業務范圍的局限也是一個很重要的因素。舉例來說,在美國各州政府開始鼓勵大家在家工作之后,一些非緊急或非必要的政府機關也改成在家工作。各地受州政府管轄的地方法院和上訴法院都宣布暫時停止非必要的活動(non-essential judicial activities)。雖然說理論上法院還可以開庭,但是所有支援開庭的會議以及書記工作都暫停。因為前置作業無法進行,很多律師和法官的會議以及辯論庭都得延期。雖然這些工作并不是取消了,但是對很多中小型律師事務所來說,這段暫停的時間也等于沒有收入。事務所內部的員工固然可以用網絡會議或交辦各項事務,但是由于司法程序沒有辦法完全網絡化,因此在法院恢復正常運作之前,事務所的律師和職員很難延續目前進行的業務。


                        家族辦公室的業務連續性

                        在面對內外部營運環境條件劇烈變化的時候,家族企業一樣會需要維持業務的連續運作。不過,在媒體及公眾的討論中大家一般比較少關注到家族辦公室(Family Office)的連續性。由于家族辦公室并不是一個大多數人熟悉的概念,因此這個話題落在大眾媒體關注的范圍之外就不是什么令人意外的事。除此之外,家族辦公室又有兩個不同的類型。一個是由金融機構提供,以投資為主的家族財富管理服務。這里所講的金融機構多半是銀行或者大型基金,但是也包括會計師事務所以及券商。這一類的家族辦公室大致上都有不止一個家族客戶,他們也常常自稱是為高端客戶提供頂級的財富管理服務,同時也為客戶提供特別的家族服務。這一類的家族辦公室通常也叫作多家族辦公室(Multi-Family Office MFO)。由于經營多家族辦公室的公司通常很有規模,所以他們平常在業務連續性的投入上就會比較有計劃。除此之外,這類家族辦公室的核心業務還是在投資理財,因此只要財富管理業務正常運作,家族辦公室業務大概就不會有太多影響。今年一月到筆者截稿時的三月下旬,即使疫情在世界各地擴散,很多地方都開始用隔離或在家上班等方式控制病毒的傳播,但是即使是社區感染比較嚴重的意大利、西班牙,或者美國舊金山和紐約市等等地方都沒有發生金融機構無法運作的情況。全球股市雖然受到很大的影響,但是各地的市場依然正常交易。從這些側面觀察來看,多家族辦公室的業務連續性應該沒有遇到太大的困難。

                        相對于多家族辦公室可以靠大型組織在背后支撐,家族辦公室的另外一種類型,單一家族辦公室(Single Family Office)可能在業務連續性這個部分就得像中小企業一般全部靠自己了。單一家族辦公室,就如同字面上的意義,通常是只為一個家族服務的。由于服務對象很單一,因此這種家族辦公室可以完全為家族客戶提供百分之百定制化服務。不過,客戶對象單一并不表示業務內容單純。事實上,由于會不惜成本成立單一家族辦公室的家族通常家族成員人數比較多,或者家族資產規模比較龐大而且復雜,又或者是想保有更多隱私,但是同時也喜歡家族辦公室的便利,因此才決定通過單一家族辦公室為自己家族成員提供定制服務。

                        然而,單一家族辦公室固然在平時能夠滿足家族的需要,但是它的缺點就是人力的規模通常不大。很多單一家族辦公室雖然管理的資產很多,但是平??赡芏际墙挥梢粋€專業經理人來管理。由于資訊及通訊技術的發達,一個經理人可以通過電腦管理規模非常大的資產。至于其他包括食、衣、住、行、教育、旅游等家族服務也可以經由委托外包的方式來達成。但是,就如同中小企業一樣,如果其他提供服務的契約商因為疫情無法營業,那么家族辦公室的運作也會受到限制。舉例來說,在某些國家和地區的家族辦公室會為家族成員提供人身安全的服務。他們雇用的保鏢通常也必須獲得家族成員信任。但是如果因為有受到感染的疑慮而使得平常合作的安全人員必須被隔離,那么家族辦公室也必須很快找到可以信任的替代人選,或者找到其他保護人身安全的方案。這些問題理論上都不是不能解決的問題,但是在大規模的疫情這類重大事件發生的時候就很難在短時間找到替代方案。當然,如果說家族辦公室和家族成員在平時就對這種突發事件做好規劃,那么要讓家族辦公室的業務能夠連續不中斷并不是一件太困難的事。

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